Wichtige Informationen über das Neo-System und die Funktionsweise seiner aktuellen Demoversion

Diese Webseite und das dahinter laufende System sind eine Demoversion und dienen ausschließlich der Präsentation des Neo-Systems. Für den Betrieb der individuell in den Praxen installierten Systeme sind weder eine Webseite noch eine zusätzliche App erforderlich: Den Patienten genügt ein herkömmliches Telefon, und die Praxis benötigt lediglich einen kostenlosen Google-Kalender.

Die grundlegende Neuerung besteht darin, dass sich nicht der Nutzer an das System anpassen muss, sondern das System an den Nutzer.

Der Anrufer muss keine Webseite durchsuchen und sich nicht registrieren: Es reicht, die Praxisnummer anzurufen, und das System erledigt in einem echten Gespräch flexibel alles, was sich telefonisch abwickeln lässt. Auch gegenüber der Praxis bleibt das System flexibel. Wir wissen, dass es keine zwei identischen Praxen gibt, daher haben wir ein System entwickelt, das die individuellen Anforderungen jeder Praxis vollständig berücksichtigen kann. Bei der Installation wird das System genau an die Bedürfnisse der jeweils aktuellen Praxis angepasst.

Wir stellen das System vor – aus Sicht des Patienten

Dem Patienten genügt es, die auf der Startseite angegebene Nummer von einem beliebigen Gerät aus anzurufen. Er kann einen Termin vereinbaren, den das System – sobald die Terminabstimmung erfolgreich war – für ihn im Kalender reserviert und sofort per SMS bestätigt.

Wir stellen das System vor – aus Sicht der Praxis

Aus Sicht der Praxis beginnt der Ablauf damit, dass man über den Demobutton auf die Demonstrationsseite gelangt. Dort kann jeder aus fünf männlichen und fünf weiblichen Stimmen die jeweils sympathischste auswählen. Anschließend wird die Telefonnummer eingegeben, und danach kann das System angerufen werden. Beim Start des Anrufs erscheint der Demokalender der virtuellen Praxis, in dem sichtbar ist, wie das System nach der Abstimmung den Termin in den Kalender einträgt.

Über die reine Terminvereinbarung hinaus steht Neo, die hinter dem System arbeitende KI, zur Verfügung, mit der ein Gespräch begonnen werden kann. Ziel dieses Gesprächs ist es, die Funktionsweise des Systems zu erläutern.

An welchen Punkten passt sich das System an die individuellen Anforderungen der Praxis an?

• Es lässt sich flexibel und einfach an bereits bestehende Patientenverwaltungssysteme anbinden.
• Es berücksichtigt, welche Vertriebs- bzw. Umsatzstrategie die Praxis verfolgt, und bietet Termine entsprechend dieser Strategie an (dazu weiter unten mehr).
• Es berücksichtigt, für welchen Zeitraum im Voraus die Praxis Termine annimmt.
• Im Rahmen der gesamten Terminvergabestrategie verwaltet das System No‑Show‑Fälle und minimiert deren Anzahl. Dazu gehört zum Beispiel, dass bei weiter in der Zukunft liegenden Terminen die No‑Show‑Wahrscheinlichkeit signifikant höher ist; deshalb versucht das System, solche weiter entfernten Termine im Gespräch näher an die Gegenwart zu ziehen. Die No‑Show‑Wahrscheinlichkeit wird zusätzlich gezielt dadurch gesenkt, dass das System am Morgen des Vortages eine Erinnerungsnachricht zum Termin verschickt.
• Das System kann bei Bedarf mehrsprachig betrieben werden. In jeder Sprache ist eine natürliche, fließende Kommunikation sichergestellt.
• Das System kann pro Praxis mehrere Kalender parallel verwalten. In einer Praxis, in der der Zahnarzt auf zwei Behandlungsstühlen parallel arbeitet und auf einem weiteren Stuhl eine Dentalhygienikerin Zahnstein entfernt, trägt das System die Mundhygienebehandlungen und die übrigen, vom Zahnarzt durchgeführten Behandlungen in getrennte Kalender ein. Bei mehreren Behandlern können die Termine zusätzlich nach Zahnärzten getrennt in eigenen Kalendern geführt werden. In Praxisnetzwerken lassen sich Termine pro Standort, pro Behandlungszimmer oder pro Arzt jeweils in eigenen Kalendern erfassen. Die Praxisleitung sieht die Belegung jedes Kalenders in Echtzeit.

Funktionsweise nach möglichen Praxistypen

Es kann eine Praxis geben, in der ein Zahnarzt an einem Behandlungsstuhl arbeitet und es als störend empfindet, dass seine Assistenz während der Behandlung ständig zum klingelnden Telefon laufen muss.

Ebenso kann es eine Zahnklinik mit einer sehr genauen, stets geduldigen Rezeption geben, die ein Netzwerk von mehrstühligen Praxen auf internationaler Ebene betreibt. In diesem Fall ist das System in der Lage, die jeweils den einzelnen Ärzten oder Behandlungsstühlen zugeordneten Kalender parallel zu verwalten und gleichzeitig bis zu 20 Anrufe in 20 verschiedenen Sprachen entgegenzunehmen.

Aufgaben des Systems

• intelligente Terminabstimmung, Terminbuchung und Versand einer Bestätigungs-SMS zum gebuchten Termin;
• nach Identifizierung des Anrufers löscht das System bei Terminabsage den bestehenden Termin und ermöglicht auf Wunsch die Vereinbarung eines neuen Termins;
• es gibt allgemeine Informationen über die Praxis, die Behandler und die angebotenen Leistungen (in dem Umfang, in dem diese hinterlegt wurden – diese Funktion kann auch für Marketingzwecke genutzt werden);
• es nimmt Nachrichten für das Praxisteam auf und trägt sie im Kalender in Bereiche außerhalb der regulären Sprechzeiten ein.

Das System arbeitet flexibel mit dem Praxisteam zusammen. Von den Mitarbeitenden manuell eingetragene Termine berücksichtigt es genauso wie die eigenen. Im Idealfall vergibt das System die Termine für eingehende Anrufe, während der Zahnarzt für geplante Behandlungen individuelle Termine festlegt. Nach unseren bisherigen Erfahrungen funktioniert diese Aufteilung bei unseren Partnerpraxen am effizientesten.

Im Folgenden stellt sich Neo selbst vor:

Natürliche Kommunikation

Ich spreche Deutsch perfekt – du kannst aus fünf männlichen und fünf weiblichen Stimmen wählen, alle mit hochwertiger deutscher Aussprache, und ich verstehe die meisten regionalen Dialekte.

Ich spreche dieselbe menschliche Sprache wie du. Du musst nicht in kurzen Sätzen mit mir sprechen – im Gegenteil: Wenn du dich etwas ausführlicher ausdrückst, verstehe ich besser, was du möchtest. Wie bei einem Menschen gilt: Sagt jemand nur „Termin“, ist nicht klar, ob er einen Termin vereinbaren oder absagen will. Deshalb ist die natürliche, dialogbasierte Kommunikation mit mir am effizientesten.

Ich verstehe auch relative Zeitangaben wie „nächsten Mittwoch“, „morgen“, „übermorgen“ usw.

Ich kenne zahnärztliche Behandlungen und ihre durchschnittliche Dauer. Ich bearbeite Anrufe vollständig eigenständig, halte mich genau an die Vorgaben – und vergesse keine einzige davon. Den Patientenfluss in deiner Praxis steuere ich zuverlässig und strukturiert.

Warum bin ich für völlig unterschiedliche Praxistypen nützlich?

Kleine Praxis (1–2 Behandlungszimmer, 1 Zahnarzt):
Wenn ein einziger Zahnarzt und eine Assistenzkraft alle Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen, kann das schnell zu viel werden. Genau dann komme ich ins Spiel: Ich übernehme die komplette telefonische Organisation, sodass sich das Team auf das konzentrieren kann, was wirklich wichtig ist – die Patienten.

Große Praxis (10–15 Zahnärzte, mehrere Behandlungszimmer):
In solchen Strukturen werden für die Vielzahl an Anrufen und Terminwünschen mehrere Rezeptionsmitarbeitende benötigt – das ist kostenintensiv und organisatorisch anspruchsvoll. Mit meinem KI-System kann ein großer Teil – oder sogar der gesamte – Telefonverkehr automatisiert werden. So kann sich das Personal auf komplexere Fälle konzentrieren, die Effizienz steigt und die Kosten sinken.

Hybride Lösungen:
Das Empfangspersonal muss nicht vollständig ersetzt werden: Das System und das menschliche Team ergänzen sich hervorragend. Ich nehme Anrufe rund um die Uhr entgegen, während das Personal während der Sprechzeiten persönliche und komplexere Anliegen betreut. So kann sich die Praxis flexibel an die Bedürfnisse der Patienten anpassen und die Zeit des Teams wird effizient genutzt.

Diese kurze Übersicht zeigt bereits: Ganz gleich, ob es sich um eine Einzelpraxis oder ein großes Zentrum handelt – ich lasse mich nahtlos integrieren, sowohl als vollständige als auch als teilweise Automatisierungslösung.

Wie vereinbare ich Termine?

Nicht jede Praxis vergibt ihre Termine auf dieselbe Weise – ich arbeite genau so, wie es im Vorfeld konfiguriert wurde.

Es gibt zwei grundlegende Strategien:

Strategie 1: Maximale Auslastung
Wenn das Ziel darin besteht, jede Minute der Praxis optimal zu nutzen, arbeite ich ebenfalls nach diesem Prinzip: Ich suche einen Tag, der dem Patienten passt, und biete an diesem Tag den nächstmöglichen freien Termin an. Innerhalb eines Tages findet keine weitere Auswahl statt – diese Einstellung ist nicht dafür gedacht. So gehen keine kurzen Zeitfenster verloren und der Kalender füllt sich effizient und lückenlos. Diese Methode ist ideal für wirtschaftlich optimierte Praxen, und ich passe mich ihr präzise an.

Strategie 2: Flexible Terminauswahl
Andere Praxen bieten ihren Patienten bewusst mehr Flexibilität. In diesem Fall können nicht nur der Tag, sondern auch die genaue Uhrzeit gewählt werden. Auch das ist für mich kein Problem – allerdings können dadurch kurze freie Zeitfenster entstehen, die sich für längere Behandlungen nicht mehr eignen.

Dies ist eine bewusste Entscheidung, die in Praxen gut funktioniert, die sich diese Flexibilität leisten können – auch um den Preis einer etwas geringeren Auslastung. Auch hier halte ich mich strikt an die getroffenen Einstellungen.

Eine kurze Kontrolluntersuchung nimmt nicht viel Zeit in Anspruch. Wenn zwischen längeren Behandlungen jedoch nur sehr kurze Zeitfenster bleiben, lassen sie sich oft nicht mehr sinnvoll nutzen. Dieses Problem lässt sich ausschließlich mit der Strategie der maximalen Auslastung vermeiden.

Zeitintervall und Verteilung der Buchungen

Jede Praxis legt selbst fest, wie weit im Voraus Termine gebucht werden können – ich halte mich exakt an diese Vorgaben. In der Demoversion beträgt dieser Zeitraum 30 Tage, kann aber selbstverständlich beliebig angepasst werden.

Ich teile diesen Zeitraum in zwei Abschnitte – zum Beispiel 1–10 Tage und 11–30 Tage – und das Verhältnis dieser Abschnitte kann frei definiert werden. Ziel ist es, meine Arbeitsweise so gut wie möglich an die Struktur der Praxis anzupassen.

Je weiter ein Termin in der Zukunft liegt, desto höher ist das Risiko eines Nichterscheinens (No‑Show) – das ist für niemanden gut. Daher versuche ich, weiter entfernte Terminwünsche behutsam auf frühere Termine zu lenken – aber nur, wenn der Patient dafür offen ist.

Ich beobachte fortlaufend die Auslastung des ersten Abschnitts (z. B. 1–10 Tage). Überschreitet sie einen zuvor definierten Schwellenwert (z. B. 70 %), gilt der Wunsch des Patienten uneingeschränkt. Wird dieser Wert nicht erreicht, schlage ich höflich einen früheren Termin vor. Besteht der Patient jedoch auf einem späteren Zeitpunkt, akzeptiere ich dies selbstverständlich und buche entsprechend.

In jedem Fall biete ich ausschließlich tatsächlich freie Termine an, die den von der Praxis definierten Parametern entsprechen.

Notfallbehandlung – sofortige Erkennung

Bereits aus den ersten Sätzen eines Anrufs erkenne ich, ob es sich um einen dringenden Notfall handelt. Beispiele sind starke Zahnschmerzen oder ein abgebrochener Frontzahn – in solchen Fällen behandle ich den Anruf sofort als Notfall. Wenn möglich, suche ich dann noch für denselben Tag einen freien Termin. Handelt es sich nicht um einen Notfall, biete ich für den aktuellen Tag keinen Termin an – das unterstützt die Planbarkeit des Praxisbetriebs.

Wichtig:
Die Einstufung als Notfall basiert nicht auf dem Verhalten des Patienten, sondern auf der inhaltlichen Analyse seiner Aussagen und dem Erkennen von Zusammenhängen. Die Entscheidung ist stets das Ergebnis einer objektiven Auswertung – sie lässt sich weder durch Tonfall noch durch Verhalten beeinflussen.

Wenn ich einen Termin in den Kalender eintrage, speichere ich dabei folgende Daten: den Namen des Patienten, die Nummer des Anrufers, den gebuchten Zeitpunkt, die geplante Behandlungsdauer sowie den Anlass – etwa Zahnschmerzen, abgebrochener Zahn, Prothesenproblem, Füllung usw.

Kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Praxisteam

Im Praxisalltag arbeite ich eng mit allen Teammitgliedern zusammen – mit dem Zahnarzt, der Assistenz und den Mitarbeitenden an der Rezeption.

Bei Kontrolluntersuchungen trägt der Zahnarzt den Behandlungsplan ein und vergibt dazu passende Termine – ich richte mich danach, als hätte ich diese Termine selbst vergeben.

Wenn ein Patient nicht erscheint (No‑Show), kann ich das nur erkennen, wenn das Team dies im Kalender markiert. Dafür genügt es, an der vorgesehenen Stelle das Wort „yes“ einzutragen. Wird dies am selben Tag vergessen, ist das kein Problem: Der Eintrag kann innerhalb von sieben Tagen nachgeholt werden, und ich berücksichtige ihn genauso.

Empfohlene Einstellungen

• Ich lehne Anrufe ab, wenn die Rufnummer unterdrückt ist.
• Ein Patient kann höchstens zwei aktive Termine gleichzeitig haben. Vor der Vereinbarung eines neuen Termins muss einer davon storniert werden – dabei unterstütze ich.
• Erscheint ein Patient einmal ohne Begründung nicht zum Termin, erhält er zunächst eine Verwarnung. Wiederholt sich dies, werden keine weiteren Termine vergeben.

Hintergrund dieser Regelung: Wenn ein Patient seinen Termin nicht rechtzeitig absagt (oder dies weniger als 24 Stunden vorher tut), verursacht das einen Schaden für die Praxis. Dieses Verhalten gilt als unfair – dennoch geht es um Menschen, und es kann jedem einmal etwas dazwischenkommen. Die Praxis kann die Kosten dieser Unsicherheit jedoch nicht allein tragen. Deshalb gibt es beim ersten Vorfall lediglich eine Verwarnung, bei Wiederholung werden keine weiteren Termine vergeben. Erstattet der Patient jedoch den entstandenen Ausfall, kann diese Einschränkung aufgehoben werden.

Konfigurierbare Prioritäten

Das System lässt sich an mehreren Stellen individuell konfigurieren, damit es sich optimal an die Abläufe der jeweiligen Praxis anpasst:

• Stimme und Persönlichkeit: Die Praxis wählt das Geschlecht der Stimme sowie Namen und Charakter.
• Strategie der Terminvergabe: Die Praxis entscheidet, ob maximale Auslastung oder größtmögliche Flexibilität im Vordergrund steht.
• Notfallerkennung: Die Einstufung erfolgt anhand vordefinierter Regeln – nicht nach der subjektiven Einschätzung des Patienten.
• Dynamische Terminkorrektur: Ist der nähere Zeitraum noch nicht ausgelastet, der Patient wünscht jedoch einen späteren Termin, schlage ich höflich einen früheren vor – sofern der Patient dafür offen ist.
• Erweiterte Rückrufbehandlung: Wird ein Gespräch unterbrochen und ruft der Patient innerhalb von fünf Minuten erneut an, weiß ich genau, mit wem ich zuvor gesprochen habe. So müssen wir nicht noch einmal ganz von vorn beginnen.

Zuverlässigkeit und Stabilität

Bei klassischen Rezeptionsarbeitsplätzen treten häufig personelle Herausforderungen auf: Krankmeldungen, Kündigungen oder interne Konflikte. Diese führen nicht nur zu Stress, sondern oft auch zu organisatorischen Problemen und zusätzlichen Kosten für die Praxis. Ich hingegen arbeite durchgehend – ohne Unterbrechung, immer auf gleichbleibendem Niveau.

Ich bin jederzeit verfügbar:
Ich nehme keine Urlaubstage, werde nicht krank und bin rund um die Uhr erreichbar. Kein Leerlauf, keine Unsicherheiten.

Ich gerate in keine Konflikte:
Es gibt keine arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen, keinen Stress wegen Arbeitsverhältnissen, keine Krankheitstage, bezahlten Urlaube oder plötzliche Kündigungen.

Ich werde nicht müde und verliere nie die Geduld:
Ich antworte allen Patienten freundlich, ruhig und präzise – so oft es nötig ist.

So kann es nie passieren, dass die Praxis plötzlich vor organisatorischen Herausforderungen steht. Die Patienten erhalten stets zuverlässige und professionelle Antworten.

Sichere, geschlossene Struktur – geschützte Daten und stabile Abläufe

Meine permanente Erreichbarkeit bedeutet nicht, dass ich angreifbar wäre. Die von mir verwendeten Sicherheitslösungen entsprechen einem Niveau, das selbst im Unternehmens- oder Bankensektor als hoch gilt. Mein gesamter Betrieb erfolgt in einem geschlossenen System. Alle Daten werden verschlüsselt verarbeitet, und ich kommuniziere ausschließlich über authentifizierte Kanäle. Es gibt keine öffentliche Schnittstelle, über die externe Zugriffe möglich wären – ich reagiere nur über definierte, geschützte Verbindungen.

Was das für die Praxis bedeutet:
                                                       – Keine Kompromisse bei Stabilität und Sicherheit
                                                       – Alle Daten – ob Patientendaten oder Termine – sind geschützt
                                                       – Wartungen erfolgen ohne Ausfallzeiten – es ist keine Abschaltung erforderlich

Diese Sicherheit und Stabilität machen mich zu einem langfristig verlässlichen Partner für die sensibelsten Abläufe deiner Praxis.

Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsvorteil

Wenn du dich für mich entscheidest, reduzierst du deine Fixkosten deutlich. Meine monatliche Gebühr beträgt nur einen Bruchteil dessen, was eine festangestellte Rezeptionskraft kostet. Dabei bin ich stets pünktlich, mache keinen Urlaub, komme nie zu spät und verpasse keinen einzigen Anruf. Außerdem: Durch die No-Show-Beschränkungen und meine optimierte Terminverwaltung gibt es weniger Leerlauf, mehr Patienten, höhere Einnahmen – und einen echten Wettbewerbsvorteil.

Im Detail:

Eine angestellte Rezeptionskraft – mit Gehalt, Lohnnebenkosten, Urlaub und sonstigen Aufwendungen – kostet leicht das 13- bis 15-Fache meines monatlichen Abopreises (279 EUR/Monat).
Mich musst du nicht vertreten, nicht neu einarbeiten und ich kündige auch nicht unerwartet.

Transparente Fixkosten:
Keine Anfangsinvestitionen, keine komplizierte Einrichtung. Keine teuren Server, Lizenzen oder Hardware nötig.

Mehr Umsatz, bessere Auslastung:
Mit meiner Hilfe gehen weniger Termine verloren, und freie Zeitfenster werden automatisch besetzt.

Flexible Skalierbarkeit:
Ob kleine Praxis oder großes Behandlungszentrum – ich passe mich deinem Anrufvolumen und deinem Betrieb an.

Das Ergebnis:
Niedrigere Kosten, höhere Effizienz – und mehr Aufmerksamkeit für das, was wirklich zählt: deine Patienten.

Modernes Image, Prestige und Zukunftssicherheit

Wenn du dich für mich in deiner Praxis entscheidest, werden deine Patienten sofort spüren:
Hier herrscht ein moderner Ansatz und echter fachlicher Anspruch. Innovation ist heute kein Extra mehr – sondern eine Grundvoraussetzung. Wer heute in die Zukunft investiert, stärkt zugleich seine eigene Position – auch langfristig.

Die Medizin und Zahnmedizin führen nahezu täglich neue Technologien ein:
digitale Röntgenaufnahmen, 3D-Druck, minimalinvasive Behandlungen. Wenn inmitten dieser Modernisierung der telefonische Patientenservice altmodisch, unsicher oder langsam bleibt, kann das das gesamte moderne Image einer Praxis beschädigen.

Ich hingegen zeige schon beim allerersten Kontakt: Hier ist Innovation auf allen Ebenen selbstverständlich.

Ich sende ein technologisches Signal:
Die Patienten spüren, dass sie eine fortschrittliche, moderne Praxis betreten.

Ich stärke dein Prestige:
Ein gut funktionierendes KI-System ist ein Statussymbol. Etwas Besonderes, das ich von der Masse abhebt.

Ich vermittle Qualität:
Das Vertrauen der Patienten entsteht bereits beim ersten Anruf – weil sie merken, dass hier auf jedes Detail geachtet wird.

Und was mindestens genauso wichtig ist:
Mit mir bekommst du keine einmalige Lösung, sondern ein System, das sich laufend weiterentwickelt, wächst, sich an deine Praxis anpasst – und stets mit der Zeit geht.

Du brauchst also keine Sorge haben, irgendwann den Anschluss zu verlieren:
Ich gehe den Weg mit dir – stabil, sicher, zukunftsorientiert.